Bfsoft.ru

Программы, сервисы, полезные советы о компьютере и интернете
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое Slack и как с ним работать

Как пользоваться Slack

Как пользоваться Slack

Мессенджеры – современный способ коммуникации, перекочевавший из социальных сетей. И если в последнем случае акцент делался на фотографиях, поиске друзей и прочей активности, то мессенджеры созданы в первую очередь для быстрого общения. Сегодня практически все компании используют подобные программы, создавая рабочие чаты, взаимодействуя напрямую с сотрудниками и решая междугородние вопросы.

Наиболее популярные мессенджеры – Viber, WhatsApp и Telegram. Безусловно, подобных программ куда больше, однако именно перечисленные выше чаще всего используются организациями в коммерческих целях. Viber и WhatsApp вовсе имеют отдельные бизнес-приложения. Telegram активно развивает возможности каналов и настройки приватности, помогая руководителям лучше контролировать работу подчиненных.

Однако по-настоящему профессиональным решением будет корпоративный мессенджер Slack. С самого старта он был ориентирован на бизнес-отрасли, и с тех пор постоянно дополняется новыми функциями. Почему немало компаний выбирают Slack и как им пользоваться? Давайте разбираться!

Почему электронный адрес – устаревший метод

Общение внутри компании ассоциируется в первую очередь с корпоративной почтой. Долгое время электронные адресаты считались эталоном передачи информации между сотрудниками. Однако чем больше данных образовывалось, тем быстрее нужно было их доставлять. К тому же страдала читаемость и разборчивость сообщений.

Почтовое письмо передается по кругу с сохранением всей переписки и в конце концов превращается в длинное «полотно». Также работники зависимы от установленного клиента и структуры хранения писем: чаще всего сотрудники «сваливают» сообщения в одну папку, не сортируя их по темам.

Из-за этого сложно взаимодействовать с конкретным отделом, так как либо используется общая почта, и сообщения все равно проходят через общий канал, либо необходимо вносить адреса в контакты, что также не всегда удобно.

Через почту сложно вести быстрые переписки. Часто руководители просят подчиненных отправлять готовые письма с максимально изложенной информацией. Это усложняет коммуникацию и скорость ответа. В свою очередь мессенджер позволяет транслировать мысли сразу, не опасаясь за неполноценность и недостоверность, ведь решения принимаются буквально за секунды.

Хотя электронное письмо видно всем участникам внутренней сети, специалист не может сразу включиться в переписку. Чаты в мессенджерах предоставляют равный доступ к диалогу, и любой сотрудник легко вписывается в разговор.

Преимущества Slack перед другими мессенджерами

Однако даже «традиционные» мессенджеры имеют ряд недостатков, мешающих решать бизнес-задачи. В первую очередь страдает структура: общий чат может быть завален сообщениями, среди которых сложно искать нужную информацию, а разделение на отдельные каналы усложняет коммуникацию между сотрудниками.

Slack ориентируется на грамотную иерархию, похожую на форум. Последнее время бесплатные мессенджеры подхватили подобную функциональность (тот же Telegram позволяет закреплять сообщения и устраивать опросы), однако Slack вывел подобный формат на новый уровень.

К тому же команда разработчиков Slack крайне быстро реагирует на обращения. В компании работает более 1500 сотрудников, которые оперативно отвечают на запросы в поддержку. Если вы заметили ошибку или недоработку, в ближайшем обновлении это обязательно исправят.

Стоит учитывать, что Slack больше подходит среднему и крупному бизнесу, так как большинство инструментов мессенджера ориентированы на большую команду. Поэтому перед знакомством с сервисом разберитесь, нужна ли вам подобная функциональность (хотя существует и бесплатная версия с некоторыми ограничениями).

Также компании, которые принимают решения на уровне руководства или ответственных за отделы, не смогут эффективно использовать Slack.

Как установить Slack

Интеграция Slack проста и понятна любому пользователю. Перейдя по ссылке, вы попадете на официальную страницу загрузки приложения. Программа доступна для Windows, Linux и macOS (сайт сам определит ОС устройства), а также мобильные операционные системы Android и iOS (приложение доступно в Google Play и AppStore).

Страница загрузки Slack

После загрузки необходимо создать учетную запись. Процесс регистрации ничем не отличается от любого другого сервиса (к сожалению, пока русский язык недоступен): можно либо авторизоваться через Google, либо указать собственный электронный адрес. После этого придет письмо с шестизначным кодом, который нужно ввести в форму. Далее заполняйте личные данные и следуйте инструкции, которая настроит вашу первую группу.

Активным интернет-пользователям интерфейс и остальные процессы будут понятны: дизайнеры удобно распределили функциональность и рабочие окна. На самом деле, Slack имеет не так много параметров, поэтому рассматривать каждый нет смысла. Ключевая «фишка» мессенджера – группы и каналы, которые можно тонко настраивать и полноценно администрировать.

Slack мессенджер

Возможности каналов

Сотрудникам необязательно приобретать премиум-аккаунт, однако за 6,67 долларов в месяц открываются групповые звонки, полноценная история, а также снимаются некоторые лимиты. Так как это корпоративный мессенджер, основные действия предпринимает главный администратор, приглашающий сотрудников либо по прямой ссылке, либо через внутренний интерфейс.

Конечно, сотрудники могут отправлять и личные сообщения, просто введя никнейм в поиск. Но особенность Slack – прозрачные обсуждения, поэтому администратор должен создать как можно больше каналов с общими и конкретными темами, где работники могли бы обсуждать важные вопросы между собой.

Внутренний интерфейс Slack

Slack имеет множество дополнений, упрощающих некоторые задачи. Среди них и боты, отслеживающие дни рождения, и полный инструментарий от Google, и интеграция с Trello, и множество других приложений.

Внутри самого канала (чата) много инструментов для полноценного ведения диалога. К ним относятся:

  • пинги по уникальному имени (@name);
  • уникальные уведомления от конкретных каналов;
  • для программистов доступен цветной синтаксис;
  • быстрые переключения между чатами с помощью команд;
  • drag-n-drop и загрузка через HTTPS, предпросмотр файлов и ссылок;
  • редактирование сообщений;
  • локальный часовой пояс каждого пользователя.

Нюансы работы со Slack

Первый запуск Slack редко обходится без приключений. Офис, использующий непроизводительные компьютеры, может провисать из-за большой нагрузки: мессенджер отличается «прожорливостью» оперативной памяти (особенно на Linux). Поэтому перед массовой интеграцией оцените возможности устройств.

Читайте так же:
Links Version 1.0 что это за программа

После запуска каналов важно четко определить поступающий через них контент. Часто работники, привыкшие общаться через почту, путают коллег, отправляя информацию то по электронному адресу, то через мессенджер. Поэтому необходимо сразу договориться, какие данные проходят через почту, а какие обсуждаются в Slack.

Сотрудники могут игнорировать треды и общаться в личке. Это не соответствует корпоративной этике, а также усложняет решение вопросов. Для общего обсуждения существует Trello: этот сервис выставляет задачи на обозрение всех работников. Однако без экспериментов не обойтись, потому что избыточные сообщения в Trello с последующим переводом в Slack могут перегрузить клиент уведомлениями.

Администратору необходимо досконально разобраться в дополнительных приложениях, так как они значительно упростят работу. В первые недели могут возникать проблемы, но со временем сотрудники по достоинству оценят расширенную функциональность мессенджера.

Однако не стоит перегибать палку. Я уже отмечал, что важно установить разграничения между Slack и другими источниками связи. Ко всему прочему нужно грамотно создавать чаты и треды: огромное число каналов и бесконечное «рождение» топиков с идентичными вопросами только усложнит работу.

Также следует помнить, что Slack – это мессенджер, поэтому не нужно решать через него задачи, не подходящие под функциональность сервиса. Например, компания может определить, что внешнее общение с заказчиками будет эффективнее через официальную почту.

Slack чат

Недостатки Slack

Не все в восторге от работы с корпоративным мессенджером. И правда, некоторые особенности сервиса могут не подойти даже крупным компаниям.

Производительность – самая слабая сторона клиента. До скорости работы Telegram сервису еще далеко. Если не хватает оперативной памяти, то софтом будет очень тяжело пользоваться. Интересно, что устанавливаемая программа всего лишь веб-приложение, упакованное в оболочку; возможно, именно поэтому хорошая оптимизация отсутствует.

Кроме того, Slack предлагает довольно высокие тарифы. Несмотря на это, бесплатная версия не имеет ограничений на количество пользователей.

Прайс-лист Slack

Серьезный недостаток – невозможность использования собственного хостинга. По сути, принцип работы Slack ничем не отличается от бесплатных мессенджеров, проводящих операции на своих серверах. И если Rocket.Chat предлагает серверное приложение, которое можно развернуть на личном хостинге, то работа в Slack полностью под контролем дата-центров сервиса.

Кстати, хоть бесплатный аккаунт и не имеет ограничений на количество пользователей, в расчете на канал все же существует лимит в 8462 человека.

Заключение

Компаниям, имеющим большой штат сотрудников и несколько отделов, рано или поздно придется перейти на корпоративный мессенджер. На данный момент Slack – наиболее простой и понятный сервис, который несложно запустить в любом офисе.

Однако не стоит спешить переключать всю команду на мессенджер: Slack имеет ряд недостатков и особенностей, поэтому стоит тщательно подойти к выбору внутренней коммуникации.

Slack — корпоративный мессенджер

Если вы работаете в IT и еще не слышали про Slack, то вы многое упускаете. Вести общение через группы в Телеграм или Skype стало моветоном.

Прогрессивные компании все чаще переходят на коммуникацию через специальные корпоративные мессенджеры и Slack наиболее популярный и, пожалуй, оптимальный вариант.

Что за Slack и как с ним быть?

Slack — это не просто мессенджер, а настоящий рабочий инструмент, который позволяет упростить общение внутри команды, распределить и диверсифицировать его по отделам.

Для удаленных команд Слак практически незаменим, но и компании работающие in-house часто используют именно его.

Slack — корпоративный мессенджер

Выдвигаю тезис, что это самый удобный корпоративный мессенджер. Отсюда и его популярность. Среди IT-компаний этот сервис №1 — вне сомнений.

Единственный минус Slack в том, что стоит он недешево от $8 за участника команды в месяц. Но есть и бесплатная версия с различными ограничениями на интеграции (до 5 шт.) и историю сообщений (до 10000 сообщений) — этого, кстати, вполне достаточно для многих команд.

Скачать Slack на компьютер и телефон

Один из плюсов Slack — наличие различных версий для удобной работы с любого устройства.

Можно скачать приложение для Windows, MacOS и Linux, можно скачать мобильное приложение для Android и iOS. А если и этого мало, то есть веб-версия.

Чтобы скачать Слак идем на официальный сайт, а он автоматически предложит загрузку подходящего приложения для вашей платформы

Как пользоваться Slack?

Про регистрацию аккаунта говорить не будем, это наверняка под силу всем, кто ищет информацию об этом мессенджере.

Пойдем далее: У каждой команды есть свое рабочее пространство, которое имеет свой адрес вида: название.slack.com

вход в рабочее пространство Slack

Для начала работы вам нужно подключиться к этому рабочему пространству — делается это через вашу корпоративную почту.

Можно подключаться сразу к нескольким проектам

Сразу после авторизации вам доступно пространство для работы.

Да, кстати, Slack пока не поддерживает русский язык, поэтому придется пользоваться английской версией, но здесь нет ничего сложного.

Кратко по каждому пункту:

  • Статус — здесь можно установить текущий статус (например: в отпуске, очень занять, заболел и так далее), он помогает коллегам быть в курсе вашей доступности
  • Pause notifications — отключение уведомлений на определенное время, либо установка рабочего расписания
  • View profile — здесь можно редактировать свой профиль: добавить фоток, контактные данные для коллег, описать то, чем занимаетесь в компании.
  • Preferences — различные настройки самого Slack, в том числе визуальное оформление.

Общение в Slack

Все общение в Слаке можно разделить на 2 типа:

  • Групповое общение
  • Личные сообщения
Читайте так же:
Как работать в программе R-Undelete

Для групповых коммуникаций создают отдельные каналы, куда можно приглашать участников. Каналы бывают открытые (может вступить любой участник команды) и закрытые (доступны только по приглашению).

каналы в slack

Личные сообщения — это тет-а-тет чаты или чат на небольшое количество человек, используется для обсуждения какого-то частного вопроса, чтобы не отвлекать коллег.

Стоит отметить, что чаты в Slack устроены очень продумано и максимально удобны.

В чате вы можете:

  • Оставлять обычные сообщения
  • Reply to Thread — отвечать на конкретные сообщения, комментируя их (создавая тем самым ветку обсуждения конкретного сообщения)
  • Add reaction — добавлять реакции на сообщения, если не хотите ничего писать, но отреагировать необходимо
  • Share message — делиться сообщением
  • Save — сохранять сообщение

При отправке сообщения вы можете тегнуть (упомянуть) нужно участника чата, используя @ и ник участника. Можно также уведомить всех участников канала @channel или группу пользователей, например: @design (все дизайнеры).

Звонки через Slack

Считается, что Slack — убийца Skype. Хоть мне и кажется, что Скайп сам себя убивает стагнацией, ничего принципиально не меняя за долгие годы.

Но доля правды в таком мнении все-таки есть, ведь в Slack доступны и звонки (в том числе видеосвязь). Раньше они работали из ряда вон плохо, но в последнее время никаких проблем с качеством лично я не замечал. Более того, все чаще корпоративные созвоны проходят внутри Слака.

Интеграции Slack

Знаете чем еще ценен Слак? Другими сервисами ?

Да, звучит как каламбур, но в действительности это именно так. Slack легко интегрируется со многими сервисами (их около 2000 штук), что позволяет очень гибко подходить к рабочим и организационным процессам.

  • Trello
  • Gmail
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Asana
  • Jira
  • Zoom

Интеграция позволяет легко и быстро взаимодействовать со сторонним приложением, получать автоматические уведомления.

Например, при создании задачи в Трелло она может попадать сразу в нужный канал, а загруженные файлы в Google Drive или Dropbox не будут выглядеть как длинная ссылка, а будут иметь вполне приятное превью с названием документа.

Вот такой обзор Slack, он получился максимально положительным, но это лишь потому что мне по-настоящему нравится этот сервис и я рекомендую его попробовать, если вы еще не пользовались им ранее.

Slack

Slack (слак, слэк) – это корпоративный мессенджер с простым интерфейсом, заточенный под рабочее общение сотрудников внутри команд любого размера. Slack поддерживает личные сообщения, голосовые и видеозвонки, а также групповые чаты.

Плюсы

  • простота в использовании;
  • интегрирации с внешними ресурсами: Trello, Dropbox, GitHub, Mailchimp и пр.;
  • поддержка устройств на базе iOS, Windows, Windows Phone, Android, Mac OS, Linux;
  • много полезных функций: разные варианты поиска, drug-and—drop (загрузка и перемещение файлов в каналах), @упоминания и пр.;
  • легкое редактирование сообщений;
  • показывает локальное времени для каждого члена команды;

Минусы

  • занимает много оперативной памяти;
  • нельзя понять, прочитал ли собеседник сообщение;
  • отсутствие русификации;

Установите приложение Slack

В приложении намного удобнее работать, чем в веб-версии, которая, к тому же, поддерживает не все функции мессенджера. Установите программу Slack на компьютер (Windows, MacOS, Linux), и смартфон — iOS (скачать можно в App Store) или Android (Google Play).

Присоединитесь к рабочему пространству

Чтобы войти в рабочее пространство, можно воспользоваться одним из двух вариантов: получить ссылку для подключения или попросить присоединить вас (через одобренную электронную почту). Зарегистрироваться и создать рабочее пространство можно самостоятельно.

Заполните профиль

После входа в Slack workspace сразу заполните свой профиль. Это поможет вам быстрее освоиться, а коллегам четко понимать, по каким вопросам можно к вам обратиться.

Как это сделать: зайдите в меню и нажмите на название своего рабочего пространства. Далее внесите данные во все поля: напишите свое имя, должность, контакты, добавьте фотографию. В итоге ваши коллеги смогут быстро найти вас в поиске, и решать рабочие вопросы станет быстрее и проще.

Полезные функции

Общение в разных каналах

Есть два типа каналов:

· Private Channels — доступны только по приглашению;

· Public Channels — открыты для всех пользователей.

Чтобы создать новый канал или вступить в существующий, нажмите на плюсик напротив Channels, а затем выберите из списка нужный канал.

Создание личных переписок и ведение групповых коммуникаций

Direct Messages – личные сообщения для общения с конкретными коллегами. Чтобы написать личное сообщение, найдите коллегу в поиске или нажмите на его имя в любой переписке. Если нужно обсудить что-то важное небольшой командой (до 9 человек), воспользуйтесь групповыми сообщениями.

Как создать переписку: нажмите плюсик напротив Direct Messages и добавьте нужных коллег. После ее создания каждый участник получит уведомление.

Отправка сообщений

Это легко и удобно: можно написать текст, прикрепить файл, добавить эмодзи. При упоминании публичного канала (#random) участники смогут перейти в него, кликнув по ссылке. При упоминании члена команды @user ему всегда приходит уведомление.

Отвечать на сообщения, требующие достаточно детального обсуждения, нужно при помощи функции Reply. В результате этого появляется Thread — ветка переписки или «трэд», она находится в правой колонке Slack. Все ветки хранятся в разделе Threads.

Персональный список важных сообщений

Если в чате написали важное сообщение, которое требуется перечитать чуть позже, можно добавить его в избранное. Для этого нажмите на звездочку рядом с сообщением. После этого все отмеченные задачи будут собираться в меню Starred Items.

Оформление текста

Для форматирования можно использовать следующие символы:

Читайте так же:
Как в Telegram удалять сообщения у себя и у собеседника

· для жирного шрифта: *здесь пишете нужный текст* на смартфоне либо Cmd/Ctrl + B на компьютере;

· для курсива: _здесь пишете нужный текст_ на мобильном либо Cmd/Ctrl + I на компьютере;

· для зачеркнутого текста:

здесь пишете нужный текст

на мобильном либо Cmd/Ctrl + Shift + X на компьютере;

· для цитирования: >>>текст на смартфоне либо Cmd/Ctrl + Shift + > на компьютере;

· для вставки кода: «`input (code)«` на смартфоне либо Cmd/Ctrl + Shift + C на компьютере.

Видео- и аудиозвонки

Чтобы пообщаться лицом к лицу с коллегами на удаленке, заказчиками или контрагентами, можно позвонить им. Видеоконференция в Slack допускает собрание до 15 человек. К тому же на созвонах можно транслировать всем свой экран.

Уведомления в важных каналах

В Slack по умолчанию включены все уведомления о личных сообщениях, но в группах они выключены. Если группа важная, можно включить уведомления. Для этого войдите в нужную группу, кликните по иконке шестеренки и выберите Notification preferences. Далее отметьте, какие уведомления хотите получать.

Повторные оповещения

Если боитесь, что пропустите важное сообщение, настройте повторное оповещение. Это можно сделать в настройках профиля, просто перейдите в раздел Notifications.

Закрепление важных сообщений

Важные файлы и сообщения удобно фиксировать при помощи пина. Запинить можно правила канала либо файлы, к которым важен быстрый доступ.

Непрочитанные сообщения

Если после прочтения сообщения у вас нет времени сразу ответить на него, отметьте его как непрочитанное – просто зайдите в меню и кликните Mark Unread. Все непрочитанные сообщения будут храниться разделе All undead.

Напоминания при помощи чат-бота

При проведении регулярных встреч можно попросить чат-бота напоминать о них в группе. Так, руководители часто ставят уведомление, чтобы члены команд не забыли о собрании и смогли заранее собрать статистику и поделиться успехами проекта за неделю.

Поиск в Slack

Поиск по ключевому слову с точным совпадением: «вводите это слово».

Поиск по части слова: сло*.

Поиск с исключениями — слово –ключевое.

Поиск по каналам, сообщениям, чатам, файлам, участникам работает из одного окна. Для поиска:

· сообщений от конкретного участника: from:@[вводите имя участника];

· личных сообщений: from:me;

· сообщений в указанном канале: in:[вводите имя канала];

· личных сообщений от конкретного человека: in:@[вводите имя];

· всех адресованных вам сообщений: to:me;

· сообщений по дате: before/after:[вводите дату], on:[дата], [месяц], или [год].

IT-рентген: узнайте подходящую вам специальность

Определите, какое направление больше вам подходит и как сделать первые шаги в IT. Dы получите доступ к библиотеке материалов и видео для направлений: Data Science, Программирование, Анализ данных.

Выделение ключевых слов в переписках

Для этого откройте раздел с настройками аккаунта, перейдите в Notifications, выберите My keywords, после чего введите ключевые фразы, при упоминании которых вы получите оповещения и которые будут выделяться в тексте.

Косая черта (слэш, «/»)

Она поможет прямо во время переписки получить доступ ко всем нужным функциям. Для этого нажмите на значок косой черты, и вы сразу увидите список доступных команд (team).

Режим «Не беспокоить»

С помощью него можно на время отключить уведомления. Это поможет не отвлекаться во время важных встреч или конф-коллов. Сделать это можно при помощи функции Do Not Disturb. Есть еще один вариант — отключить уведомления в конкретных каналах. Для этого нажмите на кнопку Mute.

Работа с приложениями

Одним из важных преимуществ Slack является наличие интеграций с популярными сервисами: Dropbox, Gmail, Jira и пр. Для синхронизации работы нужно перейти в каталог приложений и посмотреть, какие из них уже используются. Далее просто настройте их под себя.

Правила хорошего тона в Slack

· Отправляйте сообщения в соответствии с темой канала.

· Если коллега упомянул вас в беседе, обязательно отреагируйте. Если понимаете, что не можете ответить сразу, так и напишите об этом.

· Не злоупотребляйте функцией @here, которая позволяет оповещать всех участников, которые находятся в онлайне.

· Чтобы упростить общение и не мешать другим участникам чата, пользуйтесь ветками сообщений.

· Обновляйте свой статус — если уходите в отпуск или берете отгул, напишите об этом, чтобы коллеги не ждали от вас быстрой реакции.

Тарифы и цены

Free — бесплатно. Размер команд не ограничен, но групповой звонок создать не получится — только один на один. Сохраняются только последние 10 тыс. сообщений.

Pro — $6,67 в месяц. Можно устраивать групповые звонки до 15 человек и неограниченное количество интеграций с другими сервисами.

Business+ — 12,50 $ в месяц. Практически то же самое, но есть экспорт файлов и 20 гб хранения данных вместо 10 гб на каждого члена команды.

Enterprise Grid — за ценой надо обращаться в отдел продаж. Обещают оптимизацию рабочих процессов с поддержкой до 500 тыс. пользователей и по 1 тб хранилища на каждого.

IT-рентген: узнайте подходящую вам специальность

Определите, какое направление больше вам подходит и как сделать первые шаги в IT. Dы получите доступ к библиотеке материалов и видео для направлений: Data Science, Программирование, Анализ данных.

Как пользоваться Slack, чтобы он не раздражал

Как пользоваться Slack, чтобы он не раздражал

Slack — опасная штука. Его можно сравнить с острым ножом. С одной стороны, это очень полезный инструмент. С другой стороны, если его использовать неправильно, то он принесет много вреда. Я расскажу про конкретные настройки и подходы, которые основаны на моем многолетнем опыте общения в Slack: 150 000 сообщений за пять лет. Это около 80 сообщений каждый день, включая праздники и выходные. Эти подходы помогли мне остаться продуктивным, надеюсь, помогут и вам.

Читайте так же:
Как в Word выстроить строки в алфавитном порядке

Общие правила работы со Slack

Представьте: вы занимаетесь важным и сложным делом. Или отдыхаете. Или читаете книгу. Вы погрузились в «поток», и тут — чпок — вам приходит уведомление. Вы отвлеклись и вышли из «потока», стали менее продуктивны. Проблема усугубляется, если у вас есть коллеги, которые работают в других часовых поясах. Вы смотрите фильм поздно вечером с семьей, и вам приходит на телефон уведомление. Вы думаете: «Срочное что-то? Что случилось?» А там просто вопрос задали: «А что думаешь про это?» На него не нужно реагировать прямо сейчас. Но вы уже отвлеклись, напряглись, у вас стресс.

Есть люди с железной силой воли, которые могут проигнорировать уведомление и сказать себе: «Нет, я занят и буду продолжать делать то, что я делал». Если вы один из таких людей — огромное вам уважение. Я так не умею. Когда мне приходит уведомление, у меня, как у собаки Павлова, срабатывает рефлекс — пойти посмотреть, что написали. Вдруг это важно, вдруг мне надо среагировать и помочь. Для меня лучше работает метод блокирования того, что меня отвлекает. Мы должны получать уведомления только тогда, когда это действительно важно.

А вот какие правила работают (ниже — подробнее):

Выбираем время для чтения Slack и читаем его только в это время.

Читаем все накопившиеся сообщения, ни одно не оставляем непрочитанным.

Если не можем ответить сразу — показываем, что сообщение увидели и ответим позже.

Добавляем это сообщение в свои напоминалки, чтобы не пропустить. Подойдут и встроенные напоминания Slack, и ваш ToDo-лист, и просто текстовый файл.

Slack отвлекает нас только тогда, когда это действительно важно.

Правило 1: вы решаете, что и когда читать

Читать Slack нужно только тогда, когда вы этого хотите. Помните, что Slack — ненасытное чудовище, которое постоянно требует подношений в виде вашего внимания. Но вы должны укротить его и сами решать, когда вы хотите уделить ему время.

Поэтому я рекомендую всем, кто подписан на много каналов в Slack, выделять строго определенные промежутки в день, когда вы их читаете.

Правило 2: Inbox Zero

Когда вы начинаете читать Slack, дочитывайте все накопившиеся сообщения до конца, ничего не оставляйте на будущее. Вы выделили время, вы все просмотрели, всем ответили, а потом пошли дальше.

Cкорее всего, по каким-то штукам вы не можете принять решение сразу или ответить прямо сейчас. Это ожидаемо.

Но нужно продемонстрировать, что вы увидели это сообщение, просто не можете прямо сейчас ответить. У нас в компании принято в этих случаях ставить реакцию «глазки». Все знают: это значит, что сообщение увидели и ответят чуть позже. Можно и текстом написать — тут кому что удобнее.

Чтобы не забыть про сообщение, его можно добавить в Slack в напоминания. Вы можете выбрать, когда Slack должен напомнить про него: через три часа, завтра, на следующей неделе. Конечно, вы можете использовать и другое приложение c ToDo-листами или просто записать на бумажке.

Напоминания также хорошо работают, когда вы задали кому-то вопрос и хотите убедиться, что на него ответят.

Меняем настройки, чтобы Slack меньше отвлекал

Включаем Notification schedule

Если вы не дежурный, который должен реагировать на срочные события, эту настройку стоит включить. Идем в Preferences, потом в Notification и настраиваем, в какое время вы хотите получать уведомления. Вы можете сказать: «Я хочу, чтобы мне присылали уведомления только в рабочее время с 8:00 до 22:00». После этого ни в какое другое время уведомления приходить не будут.

Кто-то скажет: «А если вдруг случился какой-то форс-мажор и нужно срочно включиться в процесс?» Ребята из Slack подумали про это. Есть два варианта.

Добавьте в ваш профиль в Slack телефон. Если случилось что-то срочное, вам позвонят.

Когда кто-то пишет человеку, у которого включен Notification schedule, то Slack предупредит: «Собеседник сообщение прямо сейчас не увидит, потому что у него нерабочие часы. Если вы точно хотите послать уведомление, то подтвердите это». Желающий написать должен будет в этот момент еще раз задуматься: «Мое сообщение нужно прочитать сейчас или нет?» И если решит, что дело срочное, у него/нее будет возможность все же послать сообщение с уведомлением, обойдя Notification schedule.

Используйте Pause Notifications

Используйте Pause Notifications, если сели заниматься чем-то, что требует полного погружения в рабочие часы. Настройка похожа на Notification schedule, но позволяет вручную настраивать время, когда вам не будут приходить уведомления. «Следующие два часа я не хочу получать уведомления» или «До завтра не шлите мне уведомления».

Отключите оповещения о всех новых сообщениях

Если у вас включена опция «All new messages» — срочно отключите ее. Иначе Slack будет присылать уведомления о любом новом сообщении в любом канале, где вы есть. Лучше зайдите в настройку «Notify me about…» и выберите, о каких сообщениях уведомления будут приходить, а о каких нет. Хороший вариант «Direct messages, mentions и keywords». Он помогает поддерживать баланс между тем, чтобы реагировать на сообщения, когда надо и когда вы готовы, но не отвлекаться на них часто.

Настройте иконку Slack и звуки

Отвлекать могут не только уведомления, но и пометки «непрочитанное». По умолчанию, если вам кто-то написал, даже если вы не получили уведомление, Slack покажет красный кружочек на своей иконке. Очень сложно бороться с желанием этот кружочек убрать: пойти и почитать, что там такое интересное написали. Но лучше не бороться с раздражителем, а убрать сам раздражитель — зайти в настройку «Show a badge on Slack’s icon» и отключить ее.

Читайте так же:
Рейтинг лучших программ для удаления драйверов

Заодно стоит отключить и «Bounce Slack’s icon», чтобы иконка не подпрыгивала, когда вам кто-то пишет. Зачем ей это делать и отвлекать вас? Представьте, что к вам в любой момент может прийти цирк и начать выступать. Цирк — это весело, но только когда вы хотите, чтобы был цирк. А не когда цирк решил, что он вам нужен.

Дополнительный звук — тоже раздражитель, который вам не нужен. Поэтому включите настройку «Mute all sounds».

Настройте уведомления для каналов

Каналы делятся на два типа: важные и неважные. Первые — это те, что вы читаете постоянно. Вторые — те, что читаете нечасто, раз в 2–3 дня. Такие стоит мьютить — отключать все уведомления — целиком. Заходите в свойства канала — «Details» — открываете «More», нажимаете «Mute».

Когда канал замьючен целиком, c ним происходят интересные вещи. Во-первых, вам не будут приходить от него уведомления, даже если вас там упомянут. Во-вторых, замьюченый канал на десктопе становится сереньким и неприметным. В-третьих, в Slack на телефоне он не будет отображаться в списке, даже если в нем есть непрочитанные сообщения. Последнее особенно здорово. Когда вы открываете Slack с телефона, вам обычно нужно прямо сейчас посмотреть, есть ли что-то, на что нужно ответить моментально. А Mute у каналов позволяет скрывать на телефоне непрочитанные сообщения, на которые не нужно реагировать быстро.

Хорошее правило: если вы канал не читали 2–3 недели, возможно, из него нужно выйти совсем.

Настройте отображение каналов в Sidebar

Каналы, в которых вы состоите, отображаются в сайдбаре (это такая колонка слева сбоку. — Reminder). По умолчанию Slack показывает их все, и это абсолютно неправильно. Со временем сайдбар превращается в длинную ленту, в которой прочитанные и непрочитанные каналы идут вперемешку. Это создает неудобства: сложно отслеживать, в каких из них вы уже прочитали все сообщения, и следовать правилу Inbox Zero.

Поэтому надо включить «Unread channels only». Сайдбар начнет показывает только каналы, где есть непрочитанные сообщения, и вы сразу будете видеть, что вам еще нужно посмотреть. Для открытия нужного канала или диалога в таком случае будет удобнее использовать не сайдбар, а шорткат (сочетание клавиш): ⌘ + K для MacOS или Ctrl + K для Windows.

Включить эту штуку можно в одном из двух мест. Первый вариант — в настройках (самый последний пункт списка). Заодно можно сразу отключить лишние ссылки в сайдбаре (настройка «Always show in the sidebar») и опцию «List private channels separately».

Второй вариант — в самом сайдбаре.

Также имеет смысл настроить секции. Нажимаете «Create new section» и перетаскиваете в созданную секцию нужные каналы. Например, у меня есть «Главная» секция и секция «Как-нибудь», куда я добавил все замьюченные каналы, которые читаю редко. Секции можно сворачивать, чтобы совсем убрать их с глаз долой, и заходить туда только время от времени. Это позволяет делать Inbox Zero не по всем каналам, а только тем, которые вы считаете важными и в которых нужно обязательно отвечать.

Бонус

Два дополнительных действия, которые будут полезны не всем, но которые я рекомендую попробовать.

В Slack есть настройка, которая определяет, как посылать сообщения. В секции настроек Advanced она называется «When writing a message, press Enter to…». По умолчанию сообщения отсылаются при нажатии Enter. Но можно поменять так, чтобы сообщения отсылались только при ⌘ + Enter, а Enter просто начинал новую строку.

Эта настройка парадоксальным образом меняет, как и что вы пишите другим. Slack по дефолту стимулирует вас писать отрывистыми сообщениями. Телеграфный стиль: «Привет», «Есть вопрос», «Так вот». Это приводит к тому, что обсуждения становятся недостаточно глубокими, а вы с собеседниками постоянно отвлекаете друг друга. Вы написали «Привет», ваш собеседник уже отвлекся и ждет, пока вы допишете свою мысль.

Если включить отправку по ⌘ + Enter, то разрушите привычку, в результате отправка сообщений станет более осознанным шагом. Это будет побуждать вас писать более глубокие и полноценные сообщения перед тем, как их отправить: не пять отдельных по одной строчке, а одно с завершенной мыслью.

Вторая штука — пользоваться Slack только в браузере. Slack хорошо работает там, потому что его десктопный клиент — браузер и есть. Это поможет вам не держать мессенджер постоянно открытым, что тоже сокращает трату времени на него: открыли в браузере, посмотрели, ответили, закрыли. Другой похожий подход — не держать десктопное приложение постоянно включенным. Сели работать — закрыли приложение, а когда оно снова понадобится — запустили.

Надеюсь, эти советы помогут вам получить от Slack максимально много пользы и сделать так, чтобы он работал на вас и делал вас продуктивными. А если ваша команда использует Slack, киньте ей (в Slack) ссылку на эту статью. Думаю, это сделает вас чуточку продуктивней.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию