Как работать в Excel с листами

Как работать в Excel с листами

В Excel можно легко вставлять, переименовывать и удалять листы книги.

Вставка листа

Нажмите значок «плюс» в нижней части экрана.

Можно также на вкладке Главная нажать кнопку Вставить и выбрать команду Вставить лист.

Переименование листа

Чтобы быстро переименовать лист, дважды щелкните его имя на ярлычке Лист.

Или щелкните ярлычок Лист правой кнопкой мыши, выберите команду Переименовать и введите новое имя.

Удаление листа

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок Лист и выберите команду Удалить.

Можно также выбрать лист, а затем на вкладке Главная нажать кнопку Удалить и выбрать команду Удалить лист.

Примечание: Ярлычки листов отображаются по умолчанию. Если вы не видите их, щелкните Параметры > Дополнительно > Показать параметры для следующей книги > Показывать ярлычки листов.

Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.

Чтобы быстро вставить новый лист после существующих, щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.

Чтобы вставить новый лист перед существующим, выберите нужный лист и затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Вставить, а потом выберите пункт Вставить лист.

Совет: Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши ярлычок существующего листа и выбрать команду Вставить. На вкладке Общие щелкните Лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Чтобы изменить порядок следования листов в книге, щелкните ярлычок листа, который необходимо переместить, и перетащите его в необходимое местоположение.

Выберите нужное действие

Одновременная вставка нескольких листов

Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите столько ярлычков листов книги, сколько листов требуется вставить в открытую книгу.

Например, если требуется добавить три новых листа, выберите три ярлычка существующих листов.

На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните Вставить, а затем выберите Вставить лист.

Совет: Можно также щелкнуть выделенные ярлычки листов правой кнопкой мыши, а затем выбрать пункт Вставить. На вкладке Общие щелкните Лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить порядок следования листов в книге, щелкните ярлычок листа, который необходимо переместить, и перетащите его в необходимое местоположение.

Изменение количества листов по умолчанию в новой книге

Откройте вкладку Файл.

Что такое кнопка Microsoft Backstage и где она находится?

Дополнительные сведения о кнопке Microsoft Backstage см. в статье Что такое представление Microsoft Backstage, и где оно находится?

В разделе Excel выберите пункт Параметры.

На вкладке Общие в группе При создании новых книг в поле Число листов введите количество листов, которые по умолчанию должны включаться в новую книгу.

Чтобы вернуться к файлу, откройте любую другую вкладку.

Вставка нового листа, основанного на настраиваемом шаблоне

При необходимости создайте шаблон листа, на основе которого будет создан новый лист.

Как создать шаблон листа

Выберите лист, который вы хотите использовать в качестве шаблона.

Откройте вкладку Файл.

В разделе Сведения нажмите кнопку Сохранить как.

В поле Имя файла введите имя шаблона листа.

Чтобы создать настраиваемый шаблон листа, введите нужное имя.

Чтобы создать стандартный шаблон листа, введите sheet.

Примечание: Настраиваемые шаблоны автоматически сохраняются в папке Шаблоны. Стандартный шаблон листа (sheet.xltx или sheet.xltm) должен сохраняться в папке XLStart, которая обычно находится по адресу C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14XLStart.

Выполните одно из указанных ниже действий.

На компьютере под управлением Windows Vista выберите в списке пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel с поддержкой макросов.

На компьютере под управлением Microsoft Windows XP в окне Сохранить как выберите пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel с поддержкой макросов.

Нажмите кнопку Сохранить .

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Вставить.

Дважды щелкните нужный шаблон листа.

Переименование листа

В строке ярлычков листов щелкните правой кнопкой мыши ярлычок, который требуется переименовать, и выберите команду Переименовать.

Выделите текущее имя и введите новое.

Совет: При печати листа можно вывести его имя.

Как печатать имена листов

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Колонтитулы.

В режиме разметки щелкните в том месте, где должно отображаться имя листа.

В группе Работа с колонтитулами нажмите кнопку Имя листа .

Удаление одного или нескольких листов

Выделите лист или листы, которые требуется удалить.

Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.

На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку справа от кнопки Удалить и выберите пункт Удалить лист.

Совет: Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши ярлычок листа или любого из выделенных листов, которые необходимо удалить, и выбрать команду Удалить лист.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Функция ЛИСТЫ и формулы для работы с другими листами в Excel

Функция ЛИСТ предназначена для возвращения номера конкретного листа с промежутком, который открывает доступ ко всей рабочей книге в MS Excel. Функция ЛИСТЫ предоставляет пользователю информацию о количестве листов, содержащихся в рабочей книге.

Формулы с использованием ссылок на другие листы Excel

Предположим у нас имеется фирма DecArt в которой работают сотрудники и им ежемесячно начисляется зарплата. У данной фирмы имеются сведения о среднемесячной зарплате в Excel, а данные по ней размещены на разных листах: на листе 1 размещены данные о зарплате, на листе 2 премия в процентах. Нам необходимо вычислить размер премии в рублях, при том чтобы данные эти были размещены на втором листе.

Для начала рассмотрим пример работы с листами в формулах Excel. Пример 1:

1. Создадим на листе 1 рабочей книги табличного процессора Excel таблицу, как показано на рисунке. Сведения о среднемесячной заработной плате:
2. Далее на листе 2 рабочей книги подготовим область для размещения нашего результата — размера нашей премии в рублях, как показано на рисунке:
3. Далее нам необходимо будет ввести в ячейку В2 формулу, изображенную на рисунке ниже:

Ввод данной формулы происходил следующим образом: для начала в ячейке В2 мы установили знак «=», затем кликнули на «Лист1» в нижнем левом углу рабочей книги и перешли на ячейку C3 на листе 1, далее ввели операцию умножения и перешли вновь на «Лист2» для того чтобы добавить процент.

Таким образом мы получили при расчете премии каждого сотрудника, причем исходные данные находились на одном листе, а расчет был произведен на другом листе. Данная формула окажется весьма полезной при работе с более длинными массивами данных в крупных организациях.

Функция ЛИСТЫ для подсчета количества листов в рабочей книге

Рассмотрим теперь пример работы функции ЛИСТЫ. Довольно часто бывает так, что в рабочей книге Excel расположено слишком много листов. Выяснить их точное количество визуально не представляется возможным, именно с этой целью и создана функция ЛИСТЫ.

В данной функции всего 1 аргумент – «Ссылка» да и то необязательный для заполнения. Если его не заполнять тогда функция возвращает общее количество листов, созданных в текущей рабочей книге файла Excel. При необходимости можно заполнить аргумент. Для этого в нем необходимо указать ссылку на рабочую книгу, в которой необходимо подсчитать общее количество листов, созданных в ней.

Пример2. Предположим у нас имеется фирма по производству мягкой мебели, и у нее есть множество документов, которые содержатся в рабочей книге Excel. Нам необходимо вычислить точное число этих документов, так как каждый из них имеет свое название, то для того чтобы визуально вычислить их количество потребуется время.

На рисунке ниже показано примерное количество листов:

Чтобы организовать подсчет всех листов, необходимо воспользоваться функцией ЛИСТЫ. Просто ставим знак равенства «=» и вписываем функцию, не заполняя ее аргументов в скобках. Вызов данной функции показан ниже на рисунке:

В результате получим следующее значение: 12 листов.

Таким образом мы узнали, что в нашей фирме имеется 12 документов, содержащихся в рабочей книге Excel. Этот простой пример наглядно иллюстрирует работу функции ЛИСТЫ. Данная функция может стать полезной для руководителей, офисных сотрудников, менеджеров по продажам.

Ссылки на другие листы в шаблонах документов

Пример 3. Имеются данные о расходах на банкет компании занимающейся выездным обслуживанием. Необходимо произвести расчет общей стоимости банкета, а также общий выход порций блюд, и вычислить общее количество листов в документе.

1. Создадим таблицу «Банкетное меню», общий вид которой представлен на рисунке ниже:
2. Аналогичным образом создадим таблицы на разных листах «Общая стоимость» и «Общий выход»:
3. При помощи формулы со ссылками на другие листы произведем расчет общей стоимости банкетного меню:
4. Перейдем на лист «Общий выход» и путем умножения ячеек веса одной порции, находящегося на листе 2 и общего количества, находящегося на листе 1 произведем расчет общего выхода:

В результате у нас получился простейший шаблон для подсчета расходов на 1 банкет.

Методы работы в Excel для новичков

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft.

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Как работать в Excel с листами

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →